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Fonte: Revista Mercado em Foco – ACIL – Por Susan Naime

Olhe para sua mesa de trabalho. Se você estiver longe dela, também vale recorrer à memória. Quais e quantos itens você está vendo? Pilhas de papel, calendário, canetas, régua, corretivo, telefone, jornal, grampeador, garrafinha de água ou uma caneca de café, agenda, bilhetes com anotações ou lembretes, caderno, a chave do carro, o celular, a foto da família e por aí vai.

Organizar o escritório, mesmo que seja home office, é tão importante quanto arrumar qualquer outro espaço do seu dia a dia, já que o ambiente, sua luminosidade e a disposição dos objetos que o compõem influenciam no rendimento e na produtividade dos afazeres.

Se há tempos você não cuida da organização do seu espaço laboral, o início de um novo ano é a data perfeita para adquirir e desenvolver esse hábito. Vamos começar agora?

Para a personal organizer Andréia Mozzato, o primeiro passo para a organização é praticar o descarte. “No dia a dia acumulamos uma montanha de papéis, canetas, bilhetes, coisas que levam à desordem. De tempos em tempos, é preciso se desfazer do que não tem mais validade. O descarte é importante até para encontrar documentos que alguma vez você precisou e não achou”, ressalta.

Além de aliviar o peso de ter as coisas fora do controle, o descarte irá também abrir espaços nas gavetas e armários do escritório. Nessa hora, vale a pena usar e abusar de recursos tecnológicos. “Tudo que for possível jogar para o mundo virtual é melhor. É importante criar o hábito de desapegar do papel e colocar o que for possível no computador. Sem falar que é ecologicamente correto”, afirma Andréia Mozzato.

Gavetas, armários e etiquetas

Algumas peças fazem toda a diferença no ambiente corporativo. É o caso das gavetas. Quando bem aproveitadas, dão praticidade à organização, além de atuarem como um sistema de arquivo. A personal organizer Andréia Mozzato ensina dicas importantes para cada uma delas.

Segundo a profissional, na primeira gaveta é essencial colocar itens de papelaria como canetas, régua, borracha, corretivo, agenda/caderno para anotações. Vale dizer que o porta canetas em cima da mesa também não é ruim, mas quanto mais “livre” ela estiver, melhor.

“A segunda gaveta é destinada para os documentos correntes, que você precisa consultar no dia a dia, com pendências e prazos. O ideal é categorizá-los e usar etiquetas para facilitar a visualização”, aponta a personal. “E a última gaveta pode ser utilizada para itens pessoais como carteira, chaves, nécessaire e até as bolsas das mulheres, se couber. No caso das bolsas com tamanhos maiores o recomendado são aqueles ganchos que podem ser colocados atrás da cadeira ou no canto da mesa”, completa.

Para Andréia Mozzato, existe uma infinidade de materiais de escritório para auxiliar na organização do espaço, basta verificar qual é mais funcional para cada perfil de pessoa. Alguns exemplos são as pastas sanfonadas e as caixas de correspondência (aquelas que ficam em cima da mesa para o uso de documentos).

A personal também lembra que é importante ter no ambiente de trabalho um vidro com álcool e flanela. “O ideal é limpar a sua própria mesa ao sair do trabalho. Neste caso, limpar a mesa também significa guardar as canetas, os papéis e terminar o dia com ambiente organizado. Isso evita que a pessoa chegue no dia seguinte para uma nova etapa de trabalho e já encontre a mesa bagunçada”, explica.

Sabe aquele retrato da família que você adora? Ou um objeto muito especial que você ganhou da sua filha? Eles não são proibidos. O que não pode são exageros! “É até bacana trazer seu mundo interior para esse ambiente, mas evite encher a mesa com bichinhos, pendurar coisas ou acumular muitos bilhetinhos e fotos. Lembre-se que tudo que você tem de excesso em cima da sua mesa, dará mais trabalho depois para fazer a limpeza e a organização”, conta a personal organizer.

De acordo com ela, os armários, principalmente aqueles onde são guardados arquivos comuns de uso, merecem atenção redobrada. “É importante identificar o nosso espaço. Pode ser que algum dia eu tenha um imprevisto, não vá trabalhar, e alguém precise acessar minhas coisas. Se tudo estiver etiquetado será mais fácil o outro encontrar um documento que seja necessário, por exemplo, para resolver algo na minha ausência”.

Outra boa dica é adotar a agenda como peça chave para organizar até mesmo a rotina. “Hoje em dia todo mundo ou quase todo mundo trabalha com agendas. Então, temporize suas atividades. Ela é muito importante para você enxergar sua semana e determinar o tempo que irá gastar para cada tarefa”, ensina.

Disciplina e persistência

Organizar, e com frequência, o ambiente corporativo, pode parecer cansativo e meio complicado, mas logo a prática se torna disciplina e vira rotina. “A desordem é a ausência da organização. E toda desordem traz o caos do acúmulo e vai fazer com que a gente sempre arrume uma desculpa pra gente mesmo, como aquela famosa frase ‘eu me acho na minha bagunça’, brinca Andréia Mozzato. “No meio da desorganização acabamos sobrecarregando muito nosso cérebro e gastamos bastante energia”, completa.

A personal organizer explica que existe uma grande diferença entre organizar e arrumar o espaço. “Quando eu arrumo, estou resolvendo um problema. Gera um falso alívio naquele momento. Já a organização encontra o lugar correto para cada coisa. Por isso é importante fazer essa parada no começo do ano, descartar o que for necessário e recolocar as coisas no lugar. Meu espaço precisa ser funcional, prático e trazer agilidade. A organização é isso”.

Além do mais, com a organização, se evita a perda de tempo, o estresse, aumenta a produtividade e o foco. “Sempre guardo uma frase que reflete justamente o que é nosso espaço de trabalho. Talvez, ela seja um incentivo para este início de ano: ‘Nunca temos a segunda chance de causar a primeira impressão’”, conta.