MUNDO CORPORATIVO – Reunião é trabalho sim!

A consultora de
coach, executiva e leader trainer do Neuroleadership Group Brasil/
Fellipelli, Marisa Barbara, explica que conhecer o funcionamento do
cérebro ajuda a coordenar uma reunião com eficácia. Conforme ela,
todas as reações do ser humano estão ligadas ao funcionamento do
cérebro, que identifica situações de ameaça ou recompensa a cada
cinco segundos. “Fazemos esta análise sem percebermos e dependendo
do entendimento que temos de cada momento podemos reagir nos
afastando ou nos aproximando de determinada situação”, explica.
Pesquisas mostram que o inter-relacionamento social é um dos fatores
que criam esta sensação de luta ou fuga e que este conhecimento
pode ser usado em qualquer situação, até mesmo em uma reunião de
trabalho, tornando as pessoas mais colaborativas.

De acordo com a
técnica, um funcionário que sente medo ou motivação diante de um
líder pode apresentar melhor ou pior desempenho na realização de
suas funções. “O pensamento é a base da emoção e está
relacionado à tomada de decisão, colaboração, regulação
emocional e facilitação de mudanças”, elenca. Além disso, ela
destaca que o método melhora a qualidade de comunicação e isso
automaticamente aumenta a influência dos líderes em relação aos
colaboradores. “Assim ele se torna mais capaz de engajar as
pessoas e isso se reflete nos resultados alcançados nas reuniões”,
complementa.

Marisa explica que uma boa reunião precisa de organização e
planejamento e deve começar com uma agenda antecipada. “É
importante dizer a todos o que se espera da reunião antecipadamente
ou, se não for possível, logo no início. Se for necessário que as
pessoas se prepararem, os materiais de apoio devem ser entregues com
antecedência”, explica. Se a reunião foi agendada para tomar uma
decisão, a coach explica que as opções devem ser apresentadas aos
colaboradores. “Se houver possibilidade, deixe duas ou três
possibilidades para que as pessoas possam escolher – ainda que o
resultado final seja o mesmo – as pessoas precisam participar da
escolha do caminho, isso traz a sensação de controle”, salienta.

Durante uma reunião,
cuidados especiais devem ser tomados com a clareza, a justiça e as
relações pessoais. Isso significa que tudo o que for falado deve
ficar muito bem esclarecido para todos os presentes. A justiça
aparece especialmente no direito à fala. “Todos devem poder falar
e aqueles mais quietos devem ser estimulados a apresentar suas
opiniões. O tratamento justo é fundamental para que todos se sintam
parte do grupo”, aponta.

Sentir-se parte do
grupo é imprescindível para uma boa convivência e consequentemente
uma boa produção. A coach destaca que a pessoa que não se sente
bem na companhia dos demais tem a sensação de ameaça ou fuga.
“Dependendo da intensidade e do tempo de duração, este sentimento
pode até mesmo desencadear doenças no funcionário como depressão”,
afirma. Conforme ela, a empresa pode perder talentos e pessoas com
grande capacidade de colaboração por este motivo e o comportamento
do líder perante os demais é fundamental para que todos se sintam
dentro do grupo . “O líder precisa ser menos técnico e
desenvolver mais a habilidade de gestão de pessoas”, comenta
Marisa.

Após a fase de
apresentação da pauta, o líder pode contar com ajuda de um
auxiliar que ficará encarregado de anotar todas as decisões que
forem tomadas e pontos importantes que forem levantados. Para que as
pessoas participem e contribuam no sentido de encontrar soluções
para a pauta apresentada, é importante que todos sejam reconhecidos
pelo seu trabalho e tenham consciência do seu nível de importância
dentro do grupo. “Valorizar e reconhecer as ações dos
colaboradores é importante e isso não se faz apenas com
agradecimentos mas também enxergando a importância de cada
indivíduo”, comenta Marisa.

A maneira como se
conduz uma reunião pode resultar no fracasso ou no sucesso do
encontro. Uma das formas de se manter focado na pauta e fazer com que
o assunto se desenvolva de forma a solucionar as questões é
direcionar as discussões para a situação atual da empresa e dar
opções para solucionar o problema. “Podemos usar de perguntas
abertas e focadas na solução”, aponta. Conforme Marisa, o foco no
problema favorece um mapa mental negativo, por isso as discussões
devem ser direcionadas para a solução da situação. “Quanto mais
eu enfatizo o problema menos eu vejo a solução”, considera.

No final da reunião
o líder precisa se certificar de que todos entenderam com clareza as
decisões que foram tomadas e as atribuições de cada um para
alcançar o objetivo. Uma das formas de fazer isso é revendo os
pontos da agenda e os resultados acordados. “O elemento da certeza
é o carro-chefe. Se eu não tenho certeza eu desenvolvo insegurança
e isso é ruim”, aponta. Antes de encerrar a reunião a coach
destaca que é importante reconhecer a contribuição de cada um,
questionar se a reunião alcançou a expectativa de todos e agendar o
próximo encontro.

Para reuniões
virtuais, além de todos estes cuidados, é importante usar um tom de
voz adequado, estar em uma sala de reuniões, evitar pausas longas,
não permitir conversas paralelas e pedir para todos os presentes
desligarem o celular. “As conversas paralelas também são
prejudiciais às reuniões presenciais, por isso devem ser cortadas”,
complementa.