13/01/2015 00:00:00 MUNDO CORPORATIVO - Reunião é trabalho sim!

Por Michelle Aligleri

A palavra reunião causa arrepios em muita gente e leva diretamente ao pensamento de um encontro profissional desgastante, cansativo e improdutivo. Muitas das reuniões têm realmente estas características, mas com alguns conhecimentos e técnicas é possível mudar o quadro e transformar as reuniões em momentos produtivos e agradáveis, como realmente devem ser.

A consultora de coach, executiva e leader trainer do Neuroleadership Group Brasil/ Fellipelli, Marisa Barbara, explica que conhecer o funcionamento do cérebro ajuda a coordenar uma reunião com eficácia. Conforme ela, todas as reações do ser humano estão ligadas ao funcionamento do cérebro, que identifica situações de ameaça ou recompensa a cada cinco segundos. “Fazemos esta análise sem percebermos e dependendo do entendimento que temos de cada momento podemos reagir nos afastando ou nos aproximando de determinada situação”, explica. Pesquisas mostram que o inter-relacionamento social é um dos fatores que criam esta sensação de luta ou fuga e que este conhecimento pode ser usado em qualquer situação, até mesmo em uma reunião de trabalho, tornando as pessoas mais colaborativas.

De acordo com a técnica, um funcionário que sente medo ou motivação diante de um líder pode apresentar melhor ou pior desempenho na realização de suas funções. “O pensamento é a base da emoção e está relacionado à tomada de decisão, colaboração, regulação emocional e facilitação de mudanças”, elenca. Além disso, ela destaca que o método melhora a qualidade de comunicação e isso automaticamente aumenta a influência dos líderes em relação aos colaboradores. “Assim ele se torna mais capaz de engajar as pessoas e isso se reflete nos resultados alcançados nas reuniões”, complementa.

Marisa explica que uma boa reunião precisa de organização e planejamento e deve começar com uma agenda antecipada. “É importante dizer a todos o que se espera da reunião antecipadamente ou, se não for possível, logo no início. Se for necessário que as pessoas se prepararem, os materiais de apoio devem ser entregues com antecedência”, explica. Se a reunião foi agendada para tomar uma decisão, a coach explica que as opções devem ser apresentadas aos colaboradores. “Se houver possibilidade, deixe duas ou três possibilidades para que as pessoas possam escolher – ainda que o resultado final seja o mesmo - as pessoas precisam participar da escolha do caminho, isso traz a sensação de controle”, salienta.

Durante uma reunião, cuidados especiais devem ser tomados com a clareza, a justiça e as relações pessoais. Isso significa que tudo o que for falado deve ficar muito bem esclarecido para todos os presentes. A justiça aparece especialmente no direito à fala. “Todos devem poder falar e aqueles mais quietos devem ser estimulados a apresentar suas opiniões. O tratamento justo é fundamental para que todos se sintam parte do grupo”, aponta.

Sentir-se parte do grupo é imprescindível para uma boa convivência e consequentemente uma boa produção. A coach destaca que a pessoa que não se sente bem na companhia dos demais tem a sensação de ameaça ou fuga. “Dependendo da intensidade e do tempo de duração, este sentimento pode até mesmo desencadear doenças no funcionário como depressão”, afirma. Conforme ela, a empresa pode perder talentos e pessoas com grande capacidade de colaboração por este motivo e o comportamento do líder perante os demais é fundamental para que todos se sintam dentro do grupo . “O líder precisa ser menos técnico e desenvolver mais a habilidade de gestão de pessoas”, comenta Marisa.

Após a fase de apresentação da pauta, o líder pode contar com ajuda de um auxiliar que ficará encarregado de anotar todas as decisões que forem tomadas e pontos importantes que forem levantados. Para que as pessoas participem e contribuam no sentido de encontrar soluções para a pauta apresentada, é importante que todos sejam reconhecidos pelo seu trabalho e tenham consciência do seu nível de importância dentro do grupo. “Valorizar e reconhecer as ações dos colaboradores é importante e isso não se faz apenas com agradecimentos mas também enxergando a importância de cada indivíduo”, comenta Marisa.

A maneira como se conduz uma reunião pode resultar no fracasso ou no sucesso do encontro. Uma das formas de se manter focado na pauta e fazer com que o assunto se desenvolva de forma a solucionar as questões é direcionar as discussões para a situação atual da empresa e dar opções para solucionar o problema. “Podemos usar de perguntas abertas e focadas na solução”, aponta. Conforme Marisa, o foco no problema favorece um mapa mental negativo, por isso as discussões devem ser direcionadas para a solução da situação. “Quanto mais eu enfatizo o problema menos eu vejo a solução”, considera.

No final da reunião o líder precisa se certificar de que todos entenderam com clareza as decisões que foram tomadas e as atribuições de cada um para alcançar o objetivo. Uma das formas de fazer isso é revendo os pontos da agenda e os resultados acordados. “O elemento da certeza é o carro-chefe. Se eu não tenho certeza eu desenvolvo insegurança e isso é ruim”, aponta. Antes de encerrar a reunião a coach destaca que é importante reconhecer a contribuição de cada um, questionar se a reunião alcançou a expectativa de todos e agendar o próximo encontro.

Para reuniões virtuais, além de todos estes cuidados, é importante usar um tom de voz adequado, estar em uma sala de reuniões, evitar pausas longas, não permitir conversas paralelas e pedir para todos os presentes desligarem o celular. “As conversas paralelas também são prejudiciais às reuniões presenciais, por isso devem ser cortadas”, complementa.