26/07/2017 08:14:59 5 passos para ser mais produtivo hoje

Fonte: Endeavor

“Tempo é dinheiro” nunca fez tanto sentido. Entenda como otimizá-lo com estas dicas inéditas sobre produtividade.

Assinale as alternativas que se encaixam com sua realidade empreendedora:

- Tenho pelo menos 30 e-mails não lidos na minha caixa de entrada

- Só penso em ações de curto prazo — nada de médio ou longo

- Já usei a frase “seria bom se ele(a) também participasse dessa reunião”

- Já terminei uma conversa tendo que marcar outra, porque nada foi decidido

- Às vezes quero encontrar uma informação mas não sei se ela está no e-mail, CRM, Skype, Hangouts, Slack, Whatsapp, Trello, Asana, no meu caderno de anotações ou no post-it que deixei em cima da mesa

- Fico constantemente até as 21h ou 22h no escritório

- Já fiz uma lista de tarefas e cheguei ao fim do dia sem ter riscado nenhuma delas

- Minha agenda tem apenas compromissos que combinei com outras pessoas

Se você marcou pelo menos uma das afirmações acima, temos um alerta para você:

Dá pra ser mais produtivo.

A boa notícia é que você não está sozinho.

O trabalho é muito, as horas são poucas e gestão de tempo acaba se tornando um desafio duplo para o empreendedor, que precisa gerir a sua própria produtividade e a do seu time.

É por isso que a Endeavor e o Sebrae prepararam 5 dicas com recomendações valiosas para você ganhar eficiência na sua rotina e poder se dedicar ao que é mais estratégico para o negócio. Afinal, tempo é um ativo caro — se não for bem controlado, custa. Muito.

Quem dá as dicas é o Antonio Carlos Soares, Empreendedor Endeavor e cofundador do Runrun.it:

1. Controlar tempo é chato, perder dinheiro é muito mais

Só 39% do tempo dos profissionais é gasto com o que eles foram, efetivamente, contratados para fazer: o restante se perde em reuniões, e-mails, busca e consolidação de informações… grandes vilões da produtividade — sua e da sua empresa — quando mal geridas. 

Faça o que traz mais impacto primeiro e deixe de lado as coisas que consomem tempo e tem baixo valor agregado.

2. A reunião não precisa durar uma hora

Reuniões também são trabalho e não precisam significar perda de tempo. Mas, para torná-las mais produtivas, é preciso adotar algumas boas práticas. Veja quais mudanças você precisa fazer na sua empresa para ganhar, e não perder, tempo em reuniões.

Toda reunião precisa ter um objetivo e todas as pessoas envolvidas precisam estar ciente dos assuntos e ainda trazer materiais para serem discutidos.

Pense quem realmente precisa participar dessa reunião, avalie o tempo de reuniões e tente diminuir, uma reunião não precisa durar uma hora.

3. Como gerir e-mails de forma eficiente

Qual foi a última vez que você viu sua caixa de e-mails zerada? Gerir as dezenas de mensagens que chegam todos os dias é um dos grandes desafios dos empreendedores. E, acredite, você gasta mais tempo com eles do que deveria.

Não transforme o e-mail em um chat. Se for o caso substitua por outro canal de comunicação. Reduza o tamanho dos e-mails, se você não conseguir esclarecer um assunto em quatro linhas, talvez não seja um bom assunto para se resolver por e-mail.

4. Qual é a prioridade da sua empresa?

Tem tanta coisa pra fazer que ninguém sabe o que fazer primeiro. O urgente rouba o espaço do importante e aquela meta estabelecida no início do ano acaba empoeirada enquanto o time equilibra pratinhos. Soa familiar? Pois o exercício de priorização começa por você e por dizer alguns “nãos”.

Deixe claro as prioridades da empresa, e se houver mudanças comunique seus liderados.

5. Como se organizar melhor 

É uma triste verdade: o dia só tem 24 horas e você pode usar bem menos que isso para tocar seu negócio. Às vezes parece que precisamos de mais tempo, mas é possível começar a arrumar a bagunça na sua agenda de forma simples, mesmo quando parece que não tem mais volta.

Liste tudo o que você precisa fazer e separe o urgente do importante. Outra ideia é utilizar um calendário e distribuir as tarefas ao longo dos dias.